Coste medio del evento
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A medida que el mundo del trabajo sigue pasando de lo físico a lo virtual, lo mismo ocurre con las conferencias, ferias y reuniones. Hay plataformas que elegir, formatos de programa nuevos o diferentes que considerar, y un largo etcétera. Pero la mayor pregunta que se hace todo el mundo es: ¿cuánto debo cobrar por mi conferencia virtual?
Como en la mayoría de las preguntas de este tipo, la respuesta es: depende. Depende de su sector, del tipo de experiencia que pretenda ofrecer, de la demografía de sus asistentes, de su modelo de patrocinio, etc. Pero consuélate con esto: nuestros clientes, socios y amigos han descubierto que los asistentes no esperan que las conferencias virtuales sean gratuitas. La gente entiende que la planificación y preparación de un evento conlleva muchas cosas, y que hay costes asociados a cualquier tipo de evento, independientemente del formato.
Piense en su sector. ¿En qué medida se han visto afectados sus miembros, asistentes, patrocinadores y expositores por la pandemia? ¿Se han recortado los presupuestos? ¿Los asistentes pagarán de su bolsillo? Si sus miembros están realmente perjudicados (¿y qué miembros no lo están?), considere la posibilidad de reducir las cuotas de inscripción para mostrar compasión a los miembros y fomentar la asistencia. Muchos clientes están reduciendo las cuotas para mantener el compromiso de los miembros y demostrar que están siendo receptivos.
¿Cuánto cuesta una rueda de prensa?
Así que quiere planificar una gala en Minneapolis, pero no está seguro de una cosa importante: el coste. Dado que el objetivo de la gala es recaudar dinero para una buena causa, es fundamental conocer los costes, incluso si decide que unos costes más elevados pueden suponer un beneficio adicional (como comentaremos más adelante). He aquí algunos consejos sobre las cosas que hay que preguntar cuando se trata de calcular el coste por persona de una gala en Minneapolis.
El lugar de celebración de la gala es una pieza muy importante a la hora de calcular los costes. Además de los costes básicos, tendrá que saber qué servicios cobra el local y cuánto cuestan. Ten en cuenta la comida, el alquiler de la sala, la vajilla, la mantelería, el equipo de audio o vídeo y los cargos por servicios, es decir, todo aquello por lo que el lugar de la celebración pueda querer algo de dinero. Estos elementos deben tenerse en cuenta a la hora de planificar el presupuesto de la gala y calcular el coste por persona.
Además, ¿dispone el lugar de celebración de un planificador de eventos? Determina si esto sería un buen uso económico del presupuesto de tu gala. Cuando se trate de un bar anfitrión, asegúrate de pensarlo bien. Puede que cueste más, pero los invitados también podrían gastar más dinero en los artículos de la subasta y la puja de la gala podría ser mejor.
Desglose de los costes de la conferencia
Vikki Velasquez es editora, investigadora y escritora. Vikki se licenció con honores en Estudios de Género, Sexualidad y Mujer, y se especializó en Estudios Religiosos en la Virginia Commonwealth University.
Hay varios factores que determinan la tarifa, como los gastos de planificación y funcionamiento de los eventos, los salarios y los beneficios. Las tarifas varían en función del lugar en el que operes tu negocio, los tipos de proyectos que aceptes y lo que el mercado esté dispuesto a pagar.
Las tarifas fijas de los proyectos suelen utilizarse para los eventos empaquetados, como los que se encuentran en los programas de marketing deportivo, y pueden calcularse por persona con muchas estipulaciones y advertencias. En este caso, el cliente puede contratar directamente al organizador del evento para coordinar toda la logística, el catering, el lugar de celebración, los gastos de alojamiento, etc.
Por ejemplo, supongamos que le contratan para organizar una visita de un día a la ciudad histórica para 15 invitados. Su cliente quiere que le haga un presupuesto con una tarifa fija para el transporte, un guía privado, el almuerzo y todas las entradas a los lugares. Sin embargo, también le pide que le proporcione un desglose de alto nivel de cada partida de gastos.
Cuánto cuestan los eventos corporativos
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